Tietosuojaseloste
Outokummun Partio ry:n tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen (GDRP) mukainen tietoturvaseloste, laadittu 28.8.2018
Rekisterinpitäjä
Outokummun Partio ry (Y-tunnus 0169212-5)
Katso ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.outokummunpartio.fi
Rekisterin nimi
Outokummun Partio ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Jäsenyys tai asiakkaan suostumus sekä oikeutettu etu.
Rekisterin käyttötarkoitus
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Outokummun Partio ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
Asiakkaan tai jäsenen ottaessa yhteyttä Outokummun Partio ry:n voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen. Ainoastaan asiakas- ja jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt eli kulloinenkin yhdistyksen johtokunta sekä muut toiminnan vastuuhenkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.
Asiakkaan ja jäsenen tietoja voidaan käyttää myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi sekä niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi. Tietoja voidaan käyttää sovellettavan lain noudattamiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Outokummun Partio ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Outokummun Partio ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteri voi sisältää Outokummun Partio ry:n jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Syntymäaika tai henkilötunnus
- Lisenssin laji ja numero
- Pätevyydet (sis. mahdollinen kortin numero)
- Ansiomerkit ja muut palkitsemiset
- Osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää myös suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
Rekisteritietojen tietolähde
Henkilötietoja kerätään jäsenyyden hakemisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai yhdistyksen toimintaan osallistuessa tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Jäsenen tai toimintaan osallistuvan tietoja voidaan kerätä myös eri lajiliittojen lisenssijärjestelmistä. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Outokummun Partio ry:lle.
Tietojen luovutus
Henkilötietoja voidaan luovuttaa lajiliitoille palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä tilastointia varten.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Outokummun Partio ry:n kumppaneilla (lajiliitot tai kisaorganisaatiot) tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Outokummun Partio ry voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Alihankkijoiden ei sallita luovuttavan tietoja eteenpäin muuhun tarkoitukseen.
Outokummun Partio ry:llä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.
Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kilpailut ja koulutukset, asiakas antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat yhdistyksen nettisivuilla sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.
Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely
Outokummun Partio ry käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus
Outokummun Partio ry sitoutuu huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääkseen henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessit on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka rekistereidemme suojaamisesta huolehditaan, niin kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.
Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin yhdistyksen johtokunnan, jaostojen vastuuhenkilöiden sekä ryhmien ohjaajien tarkasteltavissa ja käytettävissä.
Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden sekä kisaorganisaatioiden käytössä järjestelytehtävien ajan, jonka jälkeen ne siirtyvät yhdistyksen arkistoon. Yhdistyksen arkisto (sähköinen ja paperiarkisto) on kulloisenkin johtokunnan hallinnassa.
Outokummun Partio ry hallinnoi jäsentensä sekä palveluiden käyttäjien tietoja myös kolmannen osapuolen (lajiliitot) järjestelmien kautta. Näiden järjestelmien käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Outokummun Partio ry:n johtokunnalla ja sen lukuun toimivilla jäsenillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsen- ja asiakastietoihin. Johtokunta ja tarvittavat jäsenet ovat saaneet koulutusta ja ohjeistusta tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.
Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen puheenjohtajalle. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.outokummunpartio.fi.
Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Outokummun Partio ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.
Voit kieltäytyä jäsentiedotteista ottamalla yhteyttä yhdistyksen sihteeriin. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.outokummunpartio.fi.
Jäsen ja asiakas hallitsee kaikkia henkilötietoja, jotka antaa Outokummun Partio ry:lle. Jos missään vaiheessa jäsen ja asiakas haluaa korjata annettuja henkilötietoja, tulee hänen ottaa yhteyttä Outokummun Partio ry:hyn. Lisäksi jäsenellä ja asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää annettujen henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yhdistykselle. Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Huomioitavaa on, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan lajiliitoille urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten ja käsitellään lajiliittojen ylläpitämissä rekistereissä.
Henkilötietojen säilyttäminen
Jäsenten henkilötiedot säilytetään aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.
Jäsenluettelo (tilanne vuoden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yllä mainitusta päiväyksestä lukien. Tietosuojaseloste voi päivittyä ja muuttua aika ajoin. Uusin versio tietosuojaselosteesta löytyy osoitteesta www.outokummunpartio.fi.